Fred Cavazza nous propose Cinq étapes pour tuer l’email.
- Éduquer.
- Fournir des alternatives.
- Intégrer les autres outils de travail.
- Stimuler.
- Sanctionner.
Je vous laisse parcourir son billet pour en connaître le détail. Intéressant et pertinent.
Pour ma part, il m’apparaît qu’une des causes de cette débauche quotidienne de courriels, particulièrement dans les organisations, tient à une culture de contrôle dépassée - basée sur la peur – dont l’une des expressions est justement la surabondance de courriels.
Par exemple, c’est le gestionnaire qui demande à son personnel de le mettre en Cc de tout, vraiment tout ce qui se brasse dans le service. (Il avouera plus tard, sous la torture ou à l’occasion d’un 5 à 7 bien arrosé, qu’il ne lit pas les courriels où il est en Cc.)
C’est aussi le chef d’équipe qui "communique" avec son personnel par le courriel, à propos de tout et de rien, pour leur faire savoir qu’il est allumé et bien au fait. (En fait, soit il a du temps à tuer, soit il veut faire la démonstration qu’il maîtrise la technologie.)
Sans compter tous ceux, tout niveau confondu, qui se protègent en nous tenant à jour de l’évolution de chaque dossier le moindrement (potentiellement) délicat et en y associant le plus de gens possible à leur propos, histoire d’en diluer la responsabilité. (Sous couvert de transparence et de collaboration, cela va de soi.)
Ça fait qu’on reçoit 20, 30, 40 courriels et plus par jour alors qu’à peine 5 à 8 sont réellement utiles ou pertinents.
L’antidote ? Se faire confiance, bordel ! Prendre et assumer ses responsabilités et le faire sans ameuter la troupe. LÂCHER PRISE ! Pas besoin d’être au courant de tout. Plus on veut contrôler, plus on en échappe, plus on ralentit les processus. Et plus on s’approche de la crise de nerf ou pire, du burn out…
On s’évertue à se développer des tonnes de dossiers dans Outlook/Lotus ou autres afin d’archiver au cas où. (Lors du même 5 à 7 arrosé, on se vante d’ailleurs de notre fabuleux système de classement de courriels, témoin de notre non moins extraordinaire sens de l’organisation. Pffft) On perd des heures à chaque semaine à faire le tri de nos courriels. Sans pour autant réussir à répondre ou donner suite comme il le faudrait.
Mais le faut-il justement ? On n’y arrive pas… et la patente continue à fonctionner quand même! La preuve par quatre qu’on n’aurait pas été informé et que ça n’aurait rien changé. Ou plutôt si, ça aurait allégé le tout (pas juste en bande passante et en mémoire) et accéléré, en bien des cas, la prise de décision.
En bonus, ça vous donnera le temps de faire un peu de veille ou mieux, de vous lever de votre chaise pour aller parler avec votre monde. Bien plus sympa, non ?
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